Što povezuje informacijskog posrednika, DMS sustav i ERP sustav?
Najkraće rečeno – dokumentacija u digitalnom obliku. No, kako te dijelove poslovanja međusobno povezati i zašto je to ključno, posebno u kontekstu nove Fiskalizacije 2.0, pročitajte u nastavku.
Danas većina poduzetnika koristi eRačun u svakodnevnom poslovanju, ali praksa pokazuje da se s njim i dalje često postupa „papirnato“. Račun zaprimljen od informacijskog posrednika preuzima se na računalo, ispisuje, evidentira u excel tablicu, dodjeljuje mu se urudžbeni broj, fizički se potpisuje i potom sprema u registrator.
Takva praksa možda funkcionira sada, ali od 1. siječnja 2026. počinje nova era – era digitalnog upravljanja dokumentima koju donosi Fiskalizacija 2.0.
U praksi to znači da eRačun u potpunosti zamjenjuje papirnate i PDF račune. Izlazni eRačun generira se unutar ERP sustava ili knjigovodstvenog programa, u XML formatu, te se kvalificirano elektronički potpisuje. Takav dokument izdaje se, šalje i zaprima u strukturiranom elektroničkom obliku, što omogućuje njegovu daljnju automatsku obradu bez papira i ručnog unosa.
Zbog toga je potrebno poslovne procese prilagoditi digitalnom načinu rada – potpisivati, odobravati i arhivirati elektronički, uz poštivanje zakonskih propisa. Nakon što je eRačun fiskaliziran od strane informacijskog posrednika izdavatelja i primatelja, on započinje svoj digitalni put unutar tvrtke.
Ključ tog procesa je DMS sustav (Document Management System). Budući da se u digitalnom poslovanju više ne mogu ispisivati i ručno potpisivati računi, DMS postaje alat koji omogućuje digitalno ovjeravanje, odobravanje, likvidaturu i arhiviranje dokumenata.
Prvi korak u tom procesu je evidentiranje dolaska eRačuna, odnosno početak njegove digitalne likvidature – eLikvidature. Prema Zakonu o računovodstvu, prije nego što se dokument evidentira u poslovne knjige, potrebno ga je provjeriti, odobriti i potpisati, čime se potvrđuje da je poslovni događaj stvaran i spreman za knjiženje. Taj se proces u digitalnom svijetu odvija elektronički, unutar DMS sustava.
Nakon što eRačun prođe proces odobravanja, pohranjuje se u digitalnu arhivu – eArhivu, gdje se čuva u elektroničkom obliku do isteka propisanog roka.
Ako je DMS povezan s ERP sustavom, eRačun nakon digitalne likvidature automatski ulazi u ERP i time završava svoj put knjiženjem – bez ručnog unosa, bez papira, bez gubitka vremena.
No, eRačuni nisu jedini dokumenti koji prolaze kroz ovaj proces. Svaki račun u poslovanju prati i druga dokumentacija: narudžbenice, ponude, otpremnice, ugovori, aneksi, odobrenja, terećenja i slično. Sve te dokumente također je potrebno digitalno arhivirati i povezati s eRačunom.
Kroz DMS sustav moguće je postaviti i procese odobravanja i potpisivanja ugovora – bilo kvalificiranim ili nekvalificiranim potpisima – te ih pohraniti u eArhivu zajedno s ostalom dokumentacijom.
Za sve tvrtke koje žele jednostavno, sigurno i zakonski usklađeno digitalno upravljanje dokumentima, LaFMS DMS sustav nudi cjelovito rješenje: web pristup bez instalacije, licencu po OIB-u tvrtke s neograničenim brojem korisnika, mogućnost rada s bilo koje lokacije i uređaja, fleksibilnost te potpunu usklađenost s Fiskalizacijom 2.0 i Uredbom o uredskom poslovanju. Sustav je u potpunosti integrabilan s ostalim poslovnim rješenjima.
Više o LaFMS DMS sustavu saznajte na: https://lama.hr
I za kraj, digitalno poslovanje više nije opcija, već nužnost.
Od 1. siječnja 2026., uz uvođenje Fiskalizacije 2.0, digitalno upravljanje eRačunima i dokumentima postaje obavezno. DMS sustav pritom nije samo tehnički alat, već ključni element koji omogućuje brže, učinkovitije i sigurnije poslovanje – bez papira, ali s potpunom kontrolom.