Uvođenjem obveznih eRačuna i nadolazećih zakonskih promjena, digitalna obrada poslovne dokumentacije postaje ključna za svakog poduzetnika – a u središtu tog procesa nalazi se digitalna likvidatura.
Prema Zakonu o računovodstvu, poduzetnik je obvezan odrediti odgovornu osobu za kontrolu vjerodostojnosti knjigovodstvenih isprava. Ta osoba mora, prije unosa podataka iz knjigovodstvene isprave u poslovne knjige, provjeriti njezinu točnost, potpunost i vjerodostojnost te je potpisati ili na drugi način odobriti, na način koji omogućuje jednoznačnu identifikaciju osobe koja je izvršila provjeru.
Drugim riječima, prije evidentiranja u poslovne knjige, sva poslovna dokumentacija, ne samo eRačuni, moraju proći postupak likvidature, što uključuje odobravanje, ovjeravanje i/ili potpisivanje dokumenta.
S uvođenjem Fiskalizacije 2.0, eRačuni postaju obvezni, a time se nameće potreba i za digitalnom likvidaturom te digitalnom arhivom (eArhivom).
Digitalna likvidatura ili eLikvidatura
Kada govorimo o digitalnoj likvidaturi, govorimo o digitalnoj obradi dokumenata, u ovom primjeru o eRačunima.
Original elektroničkog računa (eRačuna) postoji isključivo u digitalnom obliku i kao takav mora biti i pohranjen, odnosno arhiviran digitalno. Više o tome možete pročitati u blogu „Obavezna digitalna arhiva i eRačuni“.
U skladu sa Zakonom o računovodstvu (čl. 9, st. 3), elektronička knjigovodstvena isprava može:
sadržavati ime i prezime ili drugu prepoznatljivu oznaku osobe ovlaštene za sastavljanje isprave,
ili jedinstveni identifikator koji predstavlja skup verificiranih procedura i pravila knjiženja,
ili biti potpisana u skladu s propisima koji uređuju elektronički potpis.
To znači da se elektronička isprava mora digitalno odobriti, ovjeriti i/ili potpisati – bez potrebe za ispisom.
Kako potpisati elektronički dokument?
Za digitalnu likvidaturu potreban je Document Management System (DMS), u ovom slučaju LaFMS, koji osigurava da su svi zakonski uvjeti ispunjeni prilikom obrade dokumenata u skladu s Fiskalizacijom 2.0.
Kroz LaFMS omogućen je Lanac ovjere. Što znači da se definira odgovorna osoba (ili više njih) za odobravanje dokumenata. Može se postaviti opcija i/ili, ovisno o potrebama – jedna osoba, više osoba, ili bilo tko od odabranih. Uz višestupanjsku ovjeru u LaFMS-u moguće je definirati neograničen broj stupnjeva ovjere, dodijeliti zadatke različitim sudionicima, i odrediti uvjete ovjere (svi sudionici ili barem jedan).
Samu ovjeru moguće je izvršiti putem bilo kojeg uređaja – računala, tableta ili mobilnog uređaja!
LaFMS podržava digitalno potpisivanje i pečatiranje - Digitalni potpisi: kvalificirani (Fina, AKD) i nekvalificirani (šifra i lozinka u sustavu).
Kada se dokument u LaFMS jednom učita, isti se može likvidatirati i arhivirati unutar sustava. Svaka aktivnost, izmjena ili dodavanje, zabilježava se i čuva u sustavu.
LaFMS omogućuje centralizirano upravljanje dokumentima. Svi dokumenti su lako pretraživi, a uz svaki se može priložiti dodatna dokumentacija ili bilješka.
Zaključak
Digitalna likvidatura je neizostavan dio Fiskalizacije 2.0.
Jednim sustavom moguće je obuhvatiti cijeli proces, od zaprimanja do ovjere i arhiviranja dokumenata, a uz to i biti spreman za zakonske izmjene koje stupaju na snagu 1.1.2026.
Rezervirajte svoju prezentaciju i istražite sve mogućnosti LaFMS sustava. Digitalizirajte poslovanje – jednostavno, sigurno i usklađeno sa zakonom.
