U vrijeme sveobuhvatne digitalizacije, odabir pravog dokumentacijskog sustava (DMS/FMS) može značiti razliku između kaosa i kontrole. No, kako znati koji sustav zaista odgovara vašem poslovanju?
Kako prepoznati kvalitetan dokumentacijski sustav – 7 pitanja koja trebate postaviti prije odluke
U vrijeme sveobuhvatne digitalizacije, odabir pravog dokumentacijskog sustava (DMS/FMS) može značiti razliku između kaosa i kontrole. No, kako znati koji sustav zaista odgovara vašem poslovanju?
Prije nego što donesete odluku, postavite ovih 7 ključnih pitanja – i odaberite rješenje koje će dugoročno podržavati vaš rast, sigurnost i zakonodavne obveze.
1. Je li sustav usklađen s uredskim poslovanjem Republike Hrvatske?
Ako poslujete u javnom sektoru, školstvu, zdravstvu ili podliježete arhivskim zakonima – usklađenost s Uredbom o uredskom poslovanju nije opcija, već obveza.
Odaberite sustav koji već podržava klasifikacijske oznake, urudžbene brojeve i pravila arhiviranja.
2. Podržava li e-potpis (npr. FINA, AKD certifikate)?
Elektronički potpis štedi vrijeme i pojednostavljuje protok dokumenata, ali mora biti pravno valjan.
Provjerite koristi li sustav ovlaštene pružatelje e-potpisa (kao što je FINA, AKD), i omogućuje li potpisivanje bez printanja i skeniranja.
3. Postoji li integracija s ERP, CRM ili drugim poslovnim sustavima?
DMS sustav ne smije biti izolirani otok.
Idealno rješenje omogućuje integraciju s ERP sustavima, računovodstvenim softverom, CRM-om i sustavima za eRačune. Time se izbjegava dupli unos podataka i ubrzava rad.
4. Je li moguće automatizirati tijekove rada (workflow)?
Automatsko usmjeravanje dokumenata (npr. zahtjev za godišnjim – > nadređeni – > HR) štedi vrijeme i smanjuje mogućnost pogrešaka.
Provjerite nudi li sustav mogućnost definiranja vlastitih procesa i pravila.
5. Koje su mogućnosti pretraživanja i kategorizacije dokumenata?
Učinkovit sustav omogućuje brzo pronalaženje dokumenata pomoću više kriterija: ključnih riječi, klasifikacijskih oznaka, datuma, autora itd.
OCR (optičko prepoznavanje teksta) je veliki plus, osobito ako radite sa skeniranim dokumentima.
6. Na koji način se podaci pohranjuju i štite?
Sigurnost je presudna. Postavite pitanja o:
- Pristupnim pravima po korisniku/ulozi
- Redovitim backupima
- Pohrani u EU (GDPR usklađenost)
- Mogućnostima blockchain arhiviranja za trajnu autentičnost
7. Koje reference sustav ima i kako izgledaju korisnička iskustva?
Nemojte birati “na slijepo”. Tražite studije slučaja i konkretna iskustva – tko koristi sustav, s kakvim rezultatima, i kakva je podrška dobivena nakon implementacije.
Primjeri kao što su Lučka uprava Split, Plovput d.o.o., Hrvatsko društvo skladatelja i Čistoća d.o.o. Split mogu biti jasan pokazatelj kvalitete.
📌 Zaključak
Kvalitetan dokumentacijski sustav ne rješava samo pohranu – on optimizira procese, štedi vrijeme i osigurava zakonitost poslovanja.
Prije konačne odluke, odvojite vrijeme za analizu, postavite prava pitanja – i odaberite partnera kojem možete vjerovati.
Želite provjeriti kako LaFMS odgovara na sva ova pitanja?
Kontaktirajte nas – rado ćemo vam pokazati konkretne primjere iz prakse.
