Koliko vaše poduzeće godišnje troši na dokumentaciju? Troškovi ispisa, arhiviranja, pohrane i administrativne obrade dokumenata često prolaze nezapaženo jer su raspoređeni kroz različite odjele i procese. Međutim, kada se zbroje sati utrošeni na pretraživanje dokumenata, ručni unos podataka, ispravljanje pogrešaka i upravljanje papirnatom dokumentacijom, stvarni trošak može biti znatno veći nego što se čini.
Mnoge tvrtke i dalje koriste zastarjele procese koji usporavaju poslovanje i stvaraju nepotrebne troškove, iako danas postoje rješenja koja omogućuju brži, sigurniji i učinkovitiji način upravljanja dokumentima. Sustavi za upravljanje dokumentacijom (DMS) pomažu organizacijama smanjiti administrativno opterećenje, povećati produktivnost i osigurati da zaposlenici uvijek imaju pristup pravim informacijama u pravom trenutku.
U nastavku donosimo pet jasnih znakova da vaše poduzeće troši novac na dokumentaciju koja se može pojednostaviti, automatizirati ili u potpunosti digitalizirati.
1. Za pronalazak dokumenta trebate pitati konkretnu osobu
"Pitaj Mariju, ona zna gdje su ti računi." Ako je ova rečenica poznata u vašem uredu, imate problem koji nije organizacijski, nego sustavni.
Kada znanje o lokaciji dokumenata živi u glavama zaposlenika, a ne u sustavu, svaki odlazak na bolovanje, godišnji odmor ili u najgorem slučaju prekid radnog odnosa, postaje potencijalna kriza. Poduzeća u takvim situacijama redovito troše sate na rekonstrukciju onoga što je već postojalo, samo na krivi način pohranjenoga.
2. Ne možete u 2 minute dokazati tko je i kada odobrio određeni dokument
Revizori, porezne inspekcije i interni auditi postavljaju jedno te isto pitanje: možete li dokazati tko je donio odluku i kada?
Ako vaš odgovor uključuje pretraživanje e-mail prepiske, pitanje kolega ili konstataciju "mislim da je Tomislav odobrio na sastanku" niste u stanju dokazati ništa. Audit trail nije luksuz modernog poslovanja. To je zakonska obveza i osnovna zaštita vaše tvrtke.
Bez digitalnog sustava koji bilježi svaki korak obrade dokumenta, tko ga je primio, pregledao, komentirao i odobrio vaša je tvrtka ranjiva na svaku kontrolu.
3. Odobravanje računa i dokumenata ovisi o fizičkoj prisutnosti
"Čekamo direktora da potpiše, ali on je na putu." Ova rečenica košta, doslovno. Svaki dan kašnjenja u plaćanju dobavljaču potencijalno znači penale, narušeni poslovni odnos ili propušteni popust za rano plaćanje.
Proces odobravanja koji ne može funkcionirati bez fizičke prisutnosti osobe nije process, to je izazov koji se ponavlja svaki tjedan. Digitalno odobravanje, s jasno definiranim ovlastima i zamjenama, eliminira ovu vrstu zastoja u potpunosti.
4. Ne znate koliko računa trenutno čeka na obradu
Ovo je možda najzabrinjavajući znak od svih. Ako u ovom trenutku ne možete otvoriti pregled i točno vidjeti koji dokumenti čekaju čije odobrenje, ne upravljate procesom. Proces upravlja vama.
Nevidljivost u toku dokumentacije dovodi do dupliciranih plaćanja, propuštenih rokova, sporova s dobavljačima i, u konačnici, do nepouzdanih financijskih izvještaja. Voditelju financija koji ne zna u realnom vremenu što se nalazi u procesu ne može upravljati likvidnošću učinkovito.
5. Arhiviranje dokumenata nije usklađeno sa zakonskim zahtjevima
Hrvatska regulativa, uključujući Uredbu o uredskom poslovanju i zahtjeve Fiskalizacije 2.0, postavlja jasne standarde za čuvanje i dostupnost poslovne dokumentacije. Printane kopije u fasciklima, dokumenti rasuti po osobnim mapama na serverima i e-mail prepiska kao jedini trag obrade, sve su to potencijalni izazovi kada dođe inspekciji.
Zakonski usklađena digitalna arhiva nije samo stvar reda. To je zaštita od novčanih kazni, a sve češće i uvjet za sudjelovanje u javnoj nabavi i poslovnoj suradnji s korporativnim partnerima.
Iz prakse: Kad sustav zamijeni papir
Lučka uprava Split godinama je odobravanje dokumenata obavljala fizičkim putem, svaki izostanak zaposlenika značio je zastoj. Nakon implementacije LaFMS DMS sustava s funkcijom nekvalificiranih digitalnih potpisa, dokumenti se potpisuju online u nekoliko klikova, bez obzira na lokaciju potpisnika. Kao što je istaknuo Branko Grgić, pomoćnik ravnatelja:
"Zahvaljujući ovoj funkcionalnosti u LaFMS sustavu, dokumenti se potpisuju online, u nekoliko klikova bez papira, bez zastoja. Zaposlenici su dobili više vremena za ono što je zaista važno."
Slična iskustva dijele i korisnici poput PLOVPUT-a, ČISTOĆE d.o.o. Split i MAX & MORIS-a, tvrtke različitih veličina i industrija koje su zajednički problem riješile jednim sustavom.
Što učiniti ako prepoznajete ove znakove?
Postavljanje pitanja dobro je polazište. Pokušajte odgovoriti na ova pet:
- Koliko vam treba da pronađete račun iz prošle godine zajedno s odobrenjem?
- Tko odobrava račune i može li se to vidjeti u sustavu u realnom vremenu?
- Što se dogodi s pristupom dokumentima ako ključna osoba napusti tvrtku?
- Možete li dokazati audit trail u roku od 2 minute?
- Koliko dokumenata trenutno čeka na odobrenje i gdje se nalaze u procesu?
Ako na dva ili više ovih pitanja nemate brz i siguran odgovor — vaše je poduzeće suočeno s izazovom koji se rješava sustavno, ne organizacijski.
Sustav LaFMS DMS nudi digitalno upravljanje dokumentima I poslovnim procesima koje je prilagođeno svim veličinama poduzeća. Jedan od niza benefita LaFMS DMS sustava je neograničen broj korisnika jer se licencira po OIBu tvrtke.
LaFMS DMS usklađen je s uredbom o uredskom poslovanju RH i u potpunosti usklađen sa zahtjevima Fiskalizacije 2.0.
Zatražite besplatnu prezentaciju LaFMS DMS sustava i otkrijte sve benefite za vlastito poduzeće
